Tài liệu nội bộ · Phòng Nhân sự

Kế Hoạch Định Biên
Của Các Phòng Ban

Tuyển dụng / Cắt giảm nhân viên năm 2026

I
Mục Tiêu & Ý Nghĩa

Phòng Nhân sự đề xuất lập Kế hoạch Tuyển dụng/Cắt giảm nhân viên năm 2026 nhằm:

  • Quản lý nhân lực khoa học: biết chính xác cần tuyển bao nhiêu người, vị trí nào
  • Dự trù chi phí chính xác: phân bổ chi phí tuyển dụng hợp lý
  • Tối ưu hóa nhân lực: cắt giảm vị trí không cần thiết, tăng năng suất
  • Đảm bảo chất lượng dịch vụ: nhân viên đủ để xử lý công việc không quá tải
II
Định Biên Tuyển Dụng / Cắt Giảm Là Gì?
Là kế hoạch cụ thể của từng phòng ban về số lượng nhân viên cần tuyển mới và cắt giảm trong năm, bao gồm: chức vụ, trình độ, kỹ năng, mức lương dự kiến, thời gian tuyển và lý do.

Mỗi phòng ban cần cung cấp:

TUYỂN DỤNG MỚI CẮT GIẢM (nếu có)
Chức vụ cần tuyểnChức vụ cần cắt giảm
Số lượng cần tuyểnSố lượng cắt giảm
Trình độ / kinh nghiệm / kỹ năngLý do cắt giảm
Mức lương dự kiến (VND/tháng)Thời gian thực hiện
Thời gian tuyển (Quý 2 / 3 / 4)Kế hoạch hỗ trợ nhân viên (nếu có)
Lý do tuyển (tăng sản lượng, thay thế, mở rộng...)
III
Lịch Triển Khai (4 Tuần)
Tuần 1–2
1
Chuẩn bị & Trình CEO — Phòng HR
Soạn tài liệu hướng dẫn, biểu mẫu. Trình CEO phê duyệt.
Tuần 3
2
Phát hành & Tập huấn — HR + TP Phòng
Gửi email, biểu mẫu và hướng dẫn cho toàn bộ phòng ban.
Tuần 4
3
Phòng ban lập kế hoạch — Trưởng phòng
Các phòng ban điền biểu mẫu, nộp về HR trước hạn. HR kiểm tra dữ liệu.
Tuần 5
4
Tổng hợp & Báo cáo CEO — HR + CEO
HR báo cáo cuối CEO. CEO phê duyệt định biên cho cả năm.
IV
Quy Định Tuyển Dụng Ngoài Định Biên Đã Duyệt
⚠️ Trường hợp phát sinh nhu cầu tuyển dụng ngoài định biên Bắt buộc

Sau khi CEO đã phê duyệt định biên cho cả năm, nếu trong quá trình hoạt động phát sinh nhu cầu tuyển dụng vượt ngoài số lượng đã được duyệt, Trưởng bộ phận không được tự ý tuyển mà phải thực hiện theo quy trình sau:

1
Lập đề xuất tuyển dụng ngoài định biên: Trưởng bộ phận soạn đề xuất ghi rõ vị trí cần tuyển, số lượng, mức lương, lý do phát sinh ngoài kế hoạch và thời gian cần có nhân sự.
2
Gửi đề xuất qua Phòng Nhân sự: Phòng HR tiếp nhận, kiểm tra tính hợp lý và bổ sung thông tin chi phí phát sinh trước khi trình lên CEO.
3
CEO xem xét và phê duyệt từng trường hợp (case by case): Mỗi nhu cầu tuyển ngoài định biên phải được CEO phê duyệt riêng lẻ. Không áp dụng phê duyệt gộp hay ủy quyền cho cấp dưới.
4
Phòng HR triển khai tuyển dụng: Chỉ sau khi có phê duyệt bằng văn bản hoặc email xác nhận từ CEO, Phòng HR mới được bắt đầu quy trình tuyển dụng cho vị trí đó.
📌 Mọi trường hợp tuyển dụng ngoài định biên mà chưa có phê duyệt của CEO sẽ không được Phòng Nhân sự tiếp nhận và xử lý hồ sơ.
VI
Lợi Ích Và Rủi Ro
LỢI ÍCHNỘI DUNG CHI TIẾT
1Quản lý nhân lực khoa họcBiết chính xác nhu cầu tuyển dụng. Không tuyển thiếu (chậm tiến độ) hay tuyển thừa (lãng phí lương).
2Dự toán chi phí chính xácTính toán chi phí lương 12 tháng. Lên ngân sách đúng, tránh vượt chi.
3Tuyển dụng chất lượng caoTuyển theo kế hoạch, không gấp gáp. Chọn lọc kỹ, nhân viên mới phù hợp và làm việc hiệu quả.
4Đảm bảo chất lượng dịch vụNhân viên đủ, không quá tải. Công việc xử lý tốt hơn, khách hàng hài lòng hơn.
5Tối ưu hóa chi phí nhân sựCắt giảm vị trí không cần thiết, tăng năng suất, giảm chi phí nhân sự không hiệu quả.
RỦI RO NẾU KHÔNG CÓ KẾ HOẠCHHẬU QUẢ
❌Tuyển vô địnhKhông kiểm soát số lượng, tuyển gấp, chất lượng thấp, chi phí ngoài tầm kiểm soát.
❌Chi phí vượt dự toánKhông có kế hoạch chi phí, tuyển nhiều hơn dự kiến, vỡ ngân sách.
❌Nhân viên quá tảiThiếu nhân lực, nhân viên mệt mỏi, tỷ lệ nghỉ việc tăng, phải tuyển lại.
❌Chất lượng dịch vụ giảmCông việc chậm, khách hàng không hài lòng, ảnh hưởng doanh thu.
VII
Phân Công Trách Nhiệm
Vai tròTrách nhiệm
Phòng Nhân sự Soạn thảo hướng dẫn & biểu mẫu. Tập huấn Trưởng phòng. Gửi thông báo. Nhắc nhở hạn nộp. Kiểm tra & xác nhận dữ liệu. Nhập Excel, tính chi phí. Trình báo cáo CEO.
Các Trưởng phòng Tham dự tập huấn. Lập kế hoạch tuyển dụng/cắt giảm cho phòng mình. Điền biểu mẫu đầy đủ, chính xác. Ký duyệt và nộp đúng hạn.
CEO Phê duyệt dự án. Chỉ đạo các phòng ban hợp tác. Phê duyệt chi phí và ban hành Quyết định tuyển dụng chính thức.
VIII
Đề Xuất Xin Phê Duyệt

Phòng Nhân sự kính trình CEO phê duyệt các nội dung sau:

STTNội dung đề xuấtKết quả mong đợi
1 Phê duyệt dự án lập Kế hoạch Tuyển dụng/Cắt giảm Cho phép Phòng HR chính thức triển khai dự án
2 Phê duyệt bộ hướng dẫn và biểu mẫu Biểu mẫu được ban hành và gửi đến các phòng ban
3 Chỉ đạo Trưởng phòng hợp tác, nộp đúng hạn Dữ liệu được thu thập đầy đủ và đúng tiến độ
4 Phê duyệt và ban hành Quyết định tuyển dụng HR bắt đầu tuyển dụng theo kế hoạch đã phê duyệt

Phòng Nhân sự cam kết triển khai đúng kế hoạch, kiểm soát chặt chẽ tiến độ và báo cáo CEO kịp thời trong vòng 4–5 tuần.